Política de Tratamiento de Datos Personales

Esta Política de Tratamiento de Datos Personales se expide en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y demás normas que los modifiquen o complementen, que desarrollan el derecho constitucional de todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellas (hábeas data).

1. Responsable del tratamiento

Heztio S.A.S.
NIT 901.455.663
Domicilio: Cartagena de Indias, Colombia
Correo para consultas, reclamos y ejercicio de derechos: info@heztio.com
Teléfono y WhatsApp: +57 314 595 1905
Sitio web: heztio.com

2. Definiciones

• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
• Dato sensible: el que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación.
• Responsable: quien decide sobre la base de datos y el tratamiento de los datos.
• Encargado: quien realiza el tratamiento de datos por cuenta del responsable.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos.

3. Heztio como responsable y como encargado

Heztio actúa en dos calidades:

• Responsable de los datos de las personas que se contactan con nosotros, solicitan una demo, y de los datos de las cuentas de usuarios necesarios para operar los Servicios (por ejemplo, credenciales de acceso).
• Encargado de los datos que la administración de un edificio, un propietario de unidad o un negocio registran en los productos Portal, Inn y Tickets (por ejemplo, el registro de ingresos, huéspedes, visitantes, empleados, paquetes o reportes). En ese caso, el edificio, la administración o el negocio es quien decide sobre esos datos y responde como responsable por contar con la autorización de los titulares; Heztio los trata siguiendo sus instrucciones y esta política. Si quieres ejercer tus derechos sobre esos datos, también puedes escribirnos y trasladaremos tu solicitud al responsable correspondiente.

4. Datos que tratamos

• Identificación y contacto: nombre, correo electrónico, teléfono, documento de identidad, nacionalidad (cuando se registra el ingreso de personas o se prepara el reporte SIRE).
• Vinculación al edificio o negocio: edificio, unidad o apartamento, rol, relación con la unidad (propietario, familiar, huésped, visitante, empleado, etc.).
• Actividad en los Servicios: paquetes, reservas, mensajes, documentos, incidencias, registros de ingreso y salida, vehículos y placas, novedades y reportes.
• Archivos: fotografías y documentos que los usuarios cargan, incluidas las fotos de incidencias y de reportes públicos por QR.
• Datos técnicos: tokens de sesión, token de notificaciones push del dispositivo, dirección IP y registros de errores.

5. Finalidades del tratamiento

• Crear, administrar y autenticar cuentas de usuario y gestionar invitaciones.
• Prestar las funcionalidades de Portal, aplicación móvil, Inn y Tickets contratadas por el edificio o negocio.
• Registrar y controlar el ingreso, la permanencia y la salida de personas y vehículos en el edificio, y notificar a propietarios y anfitriones, incluyendo solicitudes de autorización de visitantes por correo.
• Generar la información necesaria para el reporte de huéspedes extranjeros a Migración Colombia (SIRE) y los recordatorios asociados, cuando el establecimiento lo requiera.
• Gestionar paquetería, reservas, comunicados, mensajes, documentos, incidencias y reportes, y generar informes y exportaciones para la administración.
• Enviar comunicaciones transaccionales y notificaciones del servicio por correo o push.
• Atender consultas, solicitudes de demo, soporte y reclamos.
• Garantizar la seguridad de la plataforma, prevenir fraudes y abusos y atender incidentes.
• Cumplir obligaciones legales y requerimientos de autoridades competentes.

No utilizamos los datos para finalidades distintas a las aquí descritas sin pedir antes tu autorización, ni los vendemos a terceros.

6. Datos sensibles

Heztio no solicita datos sensibles como condición para usar los Servicios, y ninguna actividad está condicionada a que los suministres. Algunos contenidos que los usuarios cargan, como fotografías en las que aparecen personas, podrían revelar datos sensibles de forma incidental. Cuando se traten datos sensibles, el titular puede negarse a responder preguntas sobre ellos o a autorizar su tratamiento, y solo se tratarán con autorización explícita o en los casos que permite el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012. Pedimos a quienes cargan contenido que no incluyan datos sensibles innecesarios.

7. Datos de niños, niñas y adolescentes

Los Servicios no están dirigidos a menores de edad y no creamos cuentas para ellos. En ocasiones el registro de ingresos puede incluir a un menor (por ejemplo, un hijo de un huésped). Ese tratamiento debe asegurar el respeto del interés superior del menor y de sus derechos fundamentales, y requiere la autorización de su representante legal, que recoge el edificio o establecimiento responsable. Solo se tratan los datos estrictamente necesarios. Si crees que un menor se registró sin autorización, escríbenos y lo eliminaremos o corregiremos.

8. Derechos del titular

Como titular de datos personales tienes derecho a:

• Conocer los datos que tenemos sobre ti y cómo los tratamos.
• Actualizar tus datos cuando hayan cambiado.
• Rectificar los datos que sean inexactos, incompletos o induzcan a error.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo los casos en que la ley no la exige.
• Ser informado, previa solicitud, del uso que se ha dado a tus datos.
• Suprimir tus datos o revocar la autorización, cuando no se respeten los principios, derechos y garantías legales o cuando ya no exista un deber legal o contractual de conservarlos. La supresión y la revocatoria no proceden si tienes un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable o el encargado.
• Acceder de forma gratuita a tus datos personales objeto de tratamiento.

Estos derechos pueden ejercerlos el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, o quien actúe por estipulación a favor de otro.

9. Procedimiento para consultas y reclamos

Canal de atención: info@heztio.com, con el asunto «Datos personales — consulta» o «Datos personales — reclamo». Atendemos en Heztio S.A.S., Cartagena de Indias, Colombia.

Para atender tu solicitud necesitamos: tu nombre completo y número de documento, un medio de contacto (correo o teléfono), la descripción clara de lo que pides y, si actúas en nombre de otra persona, el documento que acredite tu calidad. Si es un reclamo, también los hechos y los documentos que quieras hacer valer.

Consultas

Puedes consultar los datos personales que reposan en nuestras bases de datos. Responderemos en un máximo de diez (10) días hábiles contados desde el día siguiente a la fecha de recibo. Si no es posible atenderla en ese término, te informaremos los motivos y la fecha en que la atenderemos, que no podrá superar cinco (5) días hábiles adicionales al vencimiento del primer plazo.

Reclamos

Si consideras que tus datos deben ser corregidos, actualizados o suprimidos, o que hay un presunto incumplimiento de la ley, puedes presentar un reclamo:

1. Si el reclamo está incompleto, te pediremos dentro de los cinco (5) días siguientes a su recibo que lo completes. Si pasados dos (2) meses no lo completas, entendemos que desististe.
2. Una vez completo, incluiremos en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» y el motivo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. La leyenda se mantiene hasta que se decida el reclamo.
3. Resolveremos el reclamo en un máximo de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recibo completo. Si no es posible, te informaremos los motivos y la nueva fecha, que no podrá superar ocho (8) días hábiles adicionales.
4. Si no somos competentes para resolver el reclamo, daremos traslado a quien corresponda en un máximo de dos (2) días hábiles y te informaremos.

Solo podrás acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio después de haber agotado este trámite ante Heztio.

10. Transferencia y transmisión internacional

Heztio usa proveedores de infraestructura que pueden almacenar o procesar datos en servidores ubicados fuera de Colombia, incluido Estados Unidos. Esto constituye una transmisión de datos a encargados, que realizamos para prestar el servicio y bajo la responsabilidad de Heztio. Los proveedores son:

• Neon: base de datos PostgreSQL.
• Railway: servidor de la aplicación (API).
• Vercel: alojamiento de las aplicaciones web.
• Cloudflare (R2): almacenamiento de fotografías y documentos.
• Resend: envío de correos electrónicos transaccionales.
• Expo: envío de notificaciones push a la aplicación móvil.

Exigimos a estos proveedores condiciones de confidencialidad y seguridad adecuadas para tratar los datos únicamente para prestar su servicio. No realizamos transferencias de datos a terceros que los traten como responsables para sus propios fines, salvo que la ley lo exija, que una autoridad lo ordene o que tú lo autorices. Al aceptar esta política y usar los Servicios, autorizas esta transmisión internacional.

Cuando la administración de un edificio presenta el reporte SIRE ante Migración Colombia, esa entrega la realiza el establecimiento responsable como parte de su obligación legal.

11. Seguridad de la información

Adoptamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos contra pérdida, acceso no autorizado, uso o adulteración: conexiones cifradas, autenticación con sesiones protegidas, control de acceso por rol, separación de datos por edificio o negocio y registro de errores. Los usuarios deben cuidar sus credenciales y los enlaces de acceso que reciben por correo.

12. Vigencia y cambios

Esta política rige desde el 28 de octubre de 2026. Las bases de datos se conservarán durante el tiempo que dure la relación con el titular o el edificio o negocio, y el tiempo adicional necesario para cumplir obligaciones legales, contractuales o atender reclamaciones. Cualquier cambio sustancial se publicará en esta página y, cuando corresponda, se comunicará a los titulares.